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La compañía, líder en soluciones de imagen, colabora con Grufesa para que la empresa cuente con una solución personalizada, ágil, rápida y segura para controlar y automatizar el procesamiento de todos sus documentos. Actualmente, la compañía cuenta con 40 socios que comparten una pasión común: Convertir la fresa en una experiencia única.

Grufesa pone a disposición del consumidor más de 26.000 toneladas de fresas, que crecen en sus 500 hectáreas de cultivo. Están presentes en buena parte de Europa –Inglaterra, Francia, Alemania, Irlanda, Portugal, Suecia, Dinamarca, Suiza, Holanda, Italia, República Checa, Hungría, Bélgica, Austria y Polonia–, en Rusia y en Panamá.

El crecimiento que Grufesa viene experimentando desde 2005 ha generado, año tras año, un gran volumen de documentación, que se ha traducido en un incremento de los tiempos de localización de archivos por parte de los empleados de los diferentes departamentos, así como en un evidente problema de falta de espacio.

Solución de gestión documental ágil, personalizada y conectada

Para optimizar su flujo de trabajo y el acceso a la información, que antes realizaban sobre todo de forma manual, la cooperativa ha implantado la solución de gestión documental de Canon. Esta herramienta, como Canon ejecuta siempre su trabajo, ha sido adaptada a las particularidades de Grufesa, con el fin de controlar todos los documentos relacionados con la administración de albaranes, registros de mercancías, facturas y contratos con la que trabajan a diario. Para ello se ha creado un sistema de categorías que guarda, automáticamente, cada documento en su carpeta correspondiente.

Además, la integración de esta solución con el ERP y con el servicio de correo electrónico de la empresa proporciona también un registro del intercambio de correos entre la compañía y sus clientes y proveedores, ya que cada mensaje queda también almacenado en la herramienta para facilitar su posterior.

La herramienta se ha adaptado para funcionar en comunión con los programas de uso habitual de la compañía, como Outlook y Office, y es compatible con cualquier tipo de formato de archivo.

Asimismo, la introducción digital de Grufesa en el tratamiento de documentos también ha permitido revisar en detalle los procesos de negocio. Por ejemplo, gracias a la instauración de nuevos flujos de trabajo, con pasos automatizados, la revisión en procesos de aprobación de facturas o pagos es ahora un trabajo fácilmente trazable y justificable.

Mayor seguridad y optimización del flujo de trabajo
Juan Manuel Méndez, administrativo de Grufesa, indica que el cambio ha sido notable: “Antes cada contrato estaba archivado en una carpeta física y, cuando alguien lo necesitaba, lo cogía y se lo llevaba, pero no se podía controlar si lo devolvía o no, ni si hacía algún cambio sobre éste”.

Tras un año desde la implantación de la solución, las ventajas han sido múltiples y notables. Por una parte, gracias a la digitalización se ha solucionado el problema inicial relacionado con la acumulación de una enorme cantidad de archivos físicos y la falta de espacio para almacenarlos.

Paralelamente, ha aumentado la seguridad a la hora de administrar los documentos. El nuevo software garantiza que los contratos no se pierdan porque estos se guardan automáticamente. Cuando un empleado desea consultarlos o conocer quién realizó la última modificación, puede hacerlo en pocos clics gracias a la estructura unificada, creada a partir de criterios de almacenamiento homogéneos para todos los usuarios.

Esta optimización de la estructura de trabajo permite también que las facturas de proveedores se aprueben en un plazo de tiempo muy inferior, ya que cada aprobación se realiza de manera digital y no escaneando y desplazando físicamente cada documento de mesa en mesa.

Méndez destaca la reducción de los tiempos como uno de los principales beneficios obtenidos: “Ahora podemos localizar y consultar un albarán o una factura en cuestión de segundos. Antes, en ocasiones podía llevarnos hasta una hora de trabajo”. Por último, Juan Manuel Méndez resume el proyecto como “Nuestro acuerdo con Canon supone una apuesta para el futuro. En un tiempo la mayoría de empresas trabajarán con gestión documental y se convertirá en algo cotidiano por el ahorro de tiempo y la seguridad que supone”.



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