Los negocios actuales se enfrentan al mayor número de documentos empresariales de todos los tiempos, por lo que en el caso de no poder procesarlos de forma rápida y eficaz, el ritmo de trabajo de la empresa comenzará a ralentizarse.
Además del alto coste de almacenamiento, seguir trabajando con archivos en papel afecta también negativamente a la productiva, dado que resultará más difícil encontrar y compartir los documentos que se requieran en cada momento.
Entonces, ¿de qué forma puede la digitalización de documentos beneficiar a las empresas?
Pasar un documento en papel, a su versión en digital supondrá una serie de ventajas para la empresa, entre las que destacan las siguientes:
–Se agiliza el trabajo. Con la digitalización se optimizan y se automatizan los flujos de trabajo de documentos.
-Se mejora el uso compartido de los documentos. Gracias a digitalizar los documentos, cualquier miembro de la compañía puede acceder a los datos allí donde esté, en el formato que necesite.
–Se ahorra dinero. Al reducir los costes de impresión y el consiguiente almacenamiento de papel, se ahorra dinero que puede invertirse en mejorar otras carencias de la empresa o en aumentar el beneficio anual.
–Es más seguro y práctico. Cuando se procesa, se gestiona y se almacena el papel, nos aseguramos de que los documentos estén mejor protegidos, que no pueda acceder a ellos cualquier persona y que no se pierdan tras su gestión.
Para comprobar la eficacia de la digitalización de documentos y poner un ejemplo a sus clientes, Canon menciona en su web un caso concreto. Se trata de uno de los mayores hospitales universitarios de Europa, el ‘St. James’ Hospital en Dublín, el cual buscaba una forma más rápida de gestionar la información de los pacientes. Además, requerían que esta solución también debía mantener la confidencialidad de los documentos, integrándose al mismo tiempo de forma óptima con el software SAP que se utiliza en otros departamentos del hospital.
¿Qué solución encontraron?
Tras una profunda investigación de mercado, finalmente el hospital se decantó por la solución de gestión de documentos de Canon, que incluía la digitalización de los historiales de pacientes en papel mediante un conjunto de dispositivos.
Ventajas de la digitalización
El archivo, la búsqueda y la recuperación de los documentos se han acerado, ya que los médicos pueden acceder a los historiales de los pacientes con un solo clic en un botón, en lugar de buscar en armarios archivadores. Además de mejorar la productividad y la seguridad de la información, la digitalización de los historiales de los pacientes ha liberado un valioso espacio de almacenamiento.
¿Qué equipos ofrece Canon para que sus clientes puedan digitalizar los documentos de su empresa de forma eficaz?
Canon, la empresa líder en soluciones de imagen, es experta en asesoramiento empresarial y en ofrecer a sus clientes las mejores soluciones a sus problemas de documentación e impresión. En el caso de la digitalización de documentos, son muchos los equipos de esta compañía que han sido diseñados para, entre otras funciones, pasar los documentos en papel a su formato digital.
Estos dispositivos multifunción compactos de tamaño A3, denominados RUNNER ADVANCE, son potentes y fáciles de utilizar. Son ideales para oficinas que requieren una alta calidad en impresión y escaneo en un solo dispositivo.
Los dispositivos i-SENSYS, por su parte, son multifuncionales compactos y de alta velocidad. Han sido diseñados para satisfacer las necesidades tanto de pequeñas empresas como de grandes organizaciones. Además, cuentan con conectividad móvil y capacidad de impresión en la nube.
Asimismo, existe un software de fácil manejo llamado Therefore. Este software proporciona acceso seguro e instantáneo a la información necesaria. Facilita la búsqueda, clasificación y envío de documentos digitales, además de posibilitar la creación de flujos de trabajo automatizados con el fin de optimizar los procesos laborales.
Si prefiere aumentar la eficiencia en el manejo de la información utilizando nuestra línea de escáneres de documentos de alta calidad, llamada imageFORMULA. Estos escáneres están diseñados para satisfacer las necesidades de oficinas de cualquier tamaño, incluyendo dispositivos móviles, escáneres compactos de escritorio y modelos de producción.
Por último, el software IRIS es una innovadora solución de reconocimiento óptico y gestión de documentos. Proporciona acceso instantáneo a los documentos desde cualquier ubicación y en cualquier momento que se necesite.